Machines importeren vanuit het buitenland

Machines importeren vanuit het buitenland

Als een bedrijf besluit om een nieuwe machine aan te schaffen, bijvoorbeeld een mechanische grondboormachine, gaat hier een oriënteringstraject aan vooraf.

Welke specificaties worden er gevraagd, wat is het bestedingsbudget en op welke termijn wordt de besluitvorming afgerond?

Als op deze gronden een machine in aanmerking komt die (in dit geval) in Rusland wordt geproduceerd zijn er een aantal aandachtspunten waar rekening mee gehouden moet worden.

  1. Wie is de fabrikant en wat is er van bekend?
  2. Is er bij de machine een CE-markering?
  3. Wat is de goederencode (HS-Code) van de machine?
  4. Valt de beoogde machine mogelijk onder een importverbod?
  5. Hoe verloopt de geldtransitie?
  6. Wat is een EORI code?
  7. Incoterms, wat is dat en welke is van toepassing?

Aan de hand van bovenstaande punten neem ik u mee in het proces van het importeren van machines uit het buitenland. Specifiek gaat het in deze blog over het importeren vanuit Rusland, maar veel tips zijn ook bij andere landen van toepassing!

De fabrikant

Er moet onderzocht worden of er iets bekend is over de reputatie van het bedrijf. Daar zijn een aantal onderzoeksmogelijkheden voor.

Om te beginnen kunt u eerst zelf op onderzoek uit gaan en het betreffende bedrijf naar referenties vragen. Welke u vervolgens kunt gaan benaderen voor meer informatie.

Daarnaast is het aan te raden om contact op te nemen met de Nederlandse ambassade in het land waar de beoogde zakenpartner is gevestigd. In dit voorbeeld gaan we dus even uit van Rusland, waar de Nederlandse ambassade gevestigd is in Moskou. Hier kunt u vragen of er iets bekend is over het bedrijf. Over het algemeen is dat kosteloos, maar het risico van de transactie ligt uiteindelijk toch bij de koper.

Verder is het goed om rekening te houden met het feit dat in Rusland het niet ongebruikelijk is dat er vijftig procent aanbetaald wordt, zeker bij een eerste order. Dat kan best spannend zijn als u voor de eerste keer zaken doet met een Russisch bedrijf. Het transport kunt u zelf organiseren, maar u kunt het ook door de fabrikant laten verzorgen. Dit dient onderling afgesproken te worden.

Overigens is er naast het allemaal zelf uitvoeren van bovenstaande punten ook nog een alternatief, namelijk het uitbesteden van dit gehele traject. Echter, hier betaalt u dan een redelijke commissie voor en zelfs dan kan het nog een risico vormen.

Voor het gemak gaan wij er hier even van uit dat u het hele traject zelf gaat uitvoeren.

De CE-markering

Een CE-normering, betrekking hebbend op veiligheid, milieu en gezondheid, is verplicht in Nederland (Europa). Als een machine geen CE-markering heeft dan moet u dit zelf regelen. Kosten hiervoor kunnen al gauw oplopen richting de drieduizend euro(!).

Zie voor meer informatie: https://www.rvo.nl/onderwerpen/tools/wet-en-regelgeving/eu-wetgeving/ce-markering

De HS-code

Wereldwijd is afgesproken om alle goederen in categorieën in te delen, de zogenaamde ‘HS-Code’, wat staat voor Harmonized System Code. Aan de hand van deze indeling kunt u informatie vinden over invoerrechten of andere importbelastingen zoals BTW.

De HS-code (in Nederland ook bekend als GS-code, (GS staat voor Geharmoniseerd Systeem) van een product bestaat uit 6 cijfers. Bijna alle landen in de wereld gebruiken dezelfde HS-codes voor producten. De HS-code voor de aankoop van de grondboor machine uit ons voorbeeld is  84 30 41.

Bij invoer van goederen van buiten de EU heeft u 10-cijferige codes nodig (HS-codes aangevuld met 4 cijfers). Dit noemt men de Taric code. Is er verder niets aan te vullen dan kunt u dit gewoon verder met nullen opvullen, in ons geval wordt de HS-Code dus 84 30 41 00 00.

Aan de hand van de goederencode weet de douane hoeveel invoerrechten en andere invoerbelastingen, zoals invoer-btw, zij moet doorberekenen. Invoerrechten verschillen namelijk per goederencode. Verder geeft een goederencode aan of er niet-financiële maatregelen gelden bij in- en uitvoer van een product. Hierbij kunt u denken aan vergunningen, gezondheidscertificaten of andere documenten. 

Het aangifte formulier voor de douane kunt u overigens hier downloaden.

HS-codes en goederen opzoeken

Wil je de HS-code of goederencode achterhalen van een product? Dan zijn dit de mogelijkheden:

  1. Via de leverancier

In dit geval vragen we dat aan de fabrikant. De eerste 6 cijfers zijn wereldwijd immers nagenoeg hetzelfde.

  1. Via de douane

Bel de Douane (0800 01 43), het CBS (045 570 79 20) of raadpleeg een andere specialist, zoals een douane-adviesbureau of douane-expediteur.

Wilt u zekerheid over de juistheid van de goederencode? Vraag dan een Bindende Tariefinlichting (BTI) aan bij de Nederlandse Douane. Dit is een schriftelijke en bindende uitspraak.

Een BTI is 3 jaar geldig in de hele EU vanaf de datum van afgifte van de BTI, want de Nederlandse douane kan een onderzoek instellen naar de juistheid van een goederencode. Bij een onjuiste toepassing van een goederencode bij invoer kan dit leiden tot een naheffing van invoerrechten (tot 3 jaar!).

  1. Via het internet:

Verder is hier relevante informatie te vinden bij het CBS en de website van de douane. Voor de GN code kunt u hier terecht.

Eventueel importverbod

Als u een machine of product wilt importeren uit Rusland kan het zijn dat het gebruik van deze machine of dit product onder de zogenaamde. ‘Strategische goederen’ valt (dual use).

Dat betekent dat het na een kleine aanpassing voor bijvoorbeeld military doeleinden gebruikt zou kunnen worden. Daar valt onze boormachine niet onder, maar als u wilt weten of uw te importeren product daar wel onder valt moet u een vergunning hebben om dat product in te mogen voeren.

Zie hiervoor ook de publicaties van de Nederlandse overheid.

De betaling voldoen

Als u de machine heeft gekocht zijn er nog een aantal zaken die u moet regelen. Allereerst het overmaken van het geld.

Als u het risico te groot acht kunt u ervoor kiezen om een betaling te doen via een LC (Letter of Credit). Dit wordt doorgaans pas gedaan bij bedragen boven de 25.000 euro, want ook hier zijn weer aanzienlijke kosten mee gemoeid. Met een LC is er de mogelijkheid om het geld pas te overhandigen na ontvangst van het product. Neem daarvoor contact op met uw bank.

Mocht u er genoeg vertrouwen in hebben dat het allemaal goed komt, kunt u het geld zelf rechtstreeks overboeken naar de fabrikant. Daarvoor heeft u vanzelfsprekend een rekeningnummer nodig, maar ook de SWIFT code.

Verder is er in Rusland een extra check waarbij gekeken wordt of de bank waar het geld naar toe gaat ook de bank is van het betreffende bedrijf. Er zijn meerdere bedrijven met hetzelfde rekeningnummer en daarom wordt naar de code gevraagd van de bank, de zogeheten Nationale Bankcode. Dit is een 9-cijferige code beginnend met RU.

De kosten van een betaling kunt u zelf op u nemen, delen of bij de fabrikant belasten. Hij krijgt in de laatste twee gevallen ruim twintig euro minder en dat kan weer discussies opleveren, advies is dan ook om dit van te voren duidelijk af te spreken.

EORI-Nummer

Als u de aangifte doet in Nederland dient u dat te regelen met een bedrijf dat douanezaken afhandeld, de zogeheten ‘douane-expediteur’. De douane-expediteur regelt de invoer voor u en betaalt ook de invoerkosten aan de douane.

Heeft u een verleggingsovereenkomst met de douane-expediteur dan schieten zij de kosten voor. Heeft u dat niet dan zult u de kosten vooraf moeten betalen aan de douane-expediteur.

Daarnaast hebben ze een aantal gegevens van u nodig zoals hoe het vervoer is geregeld, per schip, truck of vlioegtuig? Waar het de grens overgaat en wat de plaats van bestemming is.

Verder hebben ze van u een EORI nummer nodig. Dit EORI nummer is een identificatienummer. U heeft het nodig als u zaken doet over de grens, en dan met de Douane te maken krijgt. Bijvoorbeeld wanneer u aangifte moet doen.

Als u nog geen EORI nummer hebt kunt u deze hier zelf aanvragen.

Het is ook mogelijk om zélf een EORI-nummer samen te stellen:

  1. Begin het EORI-nummer met ‘NL’.
  2. Zet achter ‘NL’ uw RSIN (Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer) Uw RSIN vind u bij uw inschrijving bij de KvK.

Heeft u een eenmanszaak? Dan plaatst u hier uw burgerservicenummer (BSN).

Bestaat uw RSIN/BSN uit minder dan 9 cijfers? Zet dan net zoveel nullen vóór het RSIN/BSN tot het getal uit 9 cijfers bestaat. U kunt uw EORI nummer doorgeven aan de douane-expediteur die het nummer in de aangifte invult waarna het automatisch is geregistreerd.

Incoterms

Incoterms (International Commercial Terms) leggen de rechten en plichten van koper en verkoper vast in een overeenkomst bij internationaal transport van goederen. Incoterms zijn internationaal geaccepteerd.

Het is aan te raden dit duidelijk af te spreken en te vermelden op de koop- of verkoopovereenkomst, want zo is het duidelijk wie tot waar het transport regelt en wie tot waar welke kosten en risico’s draagt en wie welke vergunningen en verzekeringen regelt. Hiermee voorkomt u misverstanden en zorgt u ervoor dat het handelsverkeer soepel verloopt.

Als dit allemaal is geregeld is het een kwestie van wachten tot de machine wordt ingeklaard en afgeleverd op de plaats van bestemming.

Leave a Reply